Bezpieczne przechowywanie poczty firmowej, w tym wiadomości od klientów i kontrahentów, jest dzisiaj podstawą działań wielu firm. Skuteczne rozwiązywanie problemów handlowych często opiera się o wymianę korespondencji, więc ta musi być bezpieczna. Czy zwykły system pocztowy wystarczy, żeby mieć pewność właściwej ochrony cennych danych? I jak je archiwizować, żeby w razie awarii nie stracić wszystkich wiadomości?
Wielu przedsiębiorców korzysta dzisiaj z setek różnych rozwiązań, jeśli chodzi o poczty e-mail. Jedne z nich są darmowe i mają pewne ograniczenia, inne są płatne i dają większe możliwości. Bez względu jednak na to, jak profesjonalny jest system mailowy w firmie, trzeba pamiętać o jego dodatkowym archiwizowaniu. Pocztę mailową można przenosić ręcznie w inne miejsca, np. na zewnętrzne serwery, ale można też skorzystać z gotowych rozwiązań, jak np. oprogramowanie https://econs.pl/ kierujące wszystkie kopie wiadomości do centralnego archiwum. Czemu należy to robić? Po to, żeby w razie nieporozumień z klientami, mieć pod ręką dowody na to, że np. ustalenia mailowe były inne, niż po czasie twierdzi klient.
Dodatkowe archiwum doskonale sprawdza się w sytuacjach awaryjnych, których zwykle firma się nie spodziewa. Może to być np. duża awaria serwerów, uszkodzenie komputerów firmy, utrata wszystkich haseł do poczty, czy nawet pożar. Wskutek takich sytuacji maile niearchiwizowane przestają istnieć. Profesjonalna firma nie może sobie na taką sytuację pozwolić, dlatego poza dobrym system mailowym, powinna również zadbać o regularne robienie jego dodatkowej, zewnętrznej kopii.
